Edukacja finansowa dla każdego

Program wspierany przez:

Wyposażenie firmowego biura do kosztów

WYPOSAZENIEFIRMYCznF

Dla małych przedsiębiorców telefon i komputer to podstawowe sprzęty firmowe, które w pierwszej kolejności zaliczają do kosztów. To jednak tylko część urządzeń, które możemy zaliczyć do podstawowego wyposażenia biura w naszej firmie.

Zwłaszcza w Polsce nie sposób prowadzić działalność gospodarczą bez dobrze wyposażonego biura, choćby z powodu konieczności wykazywania się wieloma dokumentami w różnych urzędach. Tak więc – oprócz wspomnianych telefonu i komputera – niezbędne będą biurko, szafy na dokumenty papierowe i drukarka ze skanerem. Dla wsparcia naszej działalności marketingowej przydatne mogą być też projektor, aparat fotograficzny, czy monitor tv z dvd do przygotowywania i przedstawiania oferty.  Jeśli w biurze spędzamy długie godziny, to sami z ewentualnymi pracownikami powinniśmy mieć do dyspozycji sprzęt socjalny: kuchenka mikrofalowa, lodówka, czajnik elektryczny, czy naczynia i zastawa kuchenna.

Kolejną grupą zakupów, którą możemy zaliczyć do kosztów będą szeroko pojęte materiały biurowe takie, jak długopisy, papier i tonery do drukarki, segregatory, czy koperty.

Każdy taki zakup należy przeanalizować pod kątem obowiązującej w polskim prawie definicji kosztów uzyskania przychodów, która precyzuje, że koszty te to: „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”.

 Czego nie możemy włączyć do kosztów prowadzenia działalności?

Natomiast nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z zakupem sprzętów, gdy „nie są one wykorzystywane do celów firmowych albo bez odpowiedniego powodu znajdują się poza siedzibą firmy”.

Najbardziej powszechny przykład takiej niedozwolonej sytuacji to użytkowanie do celów prywatnych i poza siedzibą firmy komputera, którego zakup zaliczyliśmy do kosztów uzyskania przychodu.

Jest jeszcze jedno poważne ograniczenie – jednorazowo nie można zaliczyć do kosztów sprzętu/sprzętów, za które zapłaciliśmy więcej niż 3 500 zł. W przypadku poważniejszych zakupów należy zastosować t.zw amortyzację. Wymaga ona w pierwszej kolejności sporządzenia ewidencji środków trwałych. W przypadku braku takiej ewidencji odpisy amortyzacyjne nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Takie amortyzowane  środki trwałe nie mogą być rozliczone od razu – w ciągu jednego miesiąca. Muszą być rozliczane stopniowo poprzez księgowanie w koszty comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych. Niemniej wprowadzenie do ewidencji środków trwałych musi nastąpić najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania.

Wszystkie nasze działania w tym zakresie muszą być pieczołowicie rozważone, bowiem – jak zwykle w takich przypadkach - w razie kontroli skarbowej przedsiębiorca ma obowiązek udowodnienia, że zaksięgowany koszt jest związany z przychodami z prowadzonej przez niego działalności.

Na koniec jeszcze rzecz najważniejsza na samym początku tworzenia kosztów – na wydatki na sprzęt biurowy konieczne jest otrzymanie faktury od dostawcy/sprzedawcy. Z kolei zakup materiałów biurowych można dokumentować paragonem. Musi on jednak zawierać datę transakcji, oznaczenie podmiotu wydającego paragon, ilość zakupionego towaru, jego cenę jednostkową oraz wartość zakupu. Ponadto na odwrocie musimy wpisać nazwę swojej firmy, jej adres oraz nazwę zakupionego towaru.

Szczegółowe uregulowania można znaleźć w art. 22 pkt. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350).

(Fot. freeimages.com)

Ta witryna używa plików cookie, aby zapewnić użytkownikom maksymalny komfort przeglądania.
Aby dowiedzieć się więcej na temat cookies oraz w jaki sposób je wykorzystujemy, kliknij więcej informacji.